Choisir un prestataire de permanence téléphonique : les critères clés
Adopter une permanence téléphonique externalisée fait partie des décisions stratégiques que peuvent prendre les responsables d’une entreprise. Cette initiative consiste à confier la gestion des appels téléphoniques à un prestataire de service. Afin de trouver le partenaire idéal, la société devra réaliser un judicieux tri et observer certains critères. Voici quelques éléments qui doivent retenir l’attention des responsables de la firme.
La qualité du service
L’entreprise devra vérifier que la permanence téléphonique externalisée offre un service de qualité. Les téléopérateurs qui travaillent pour le prestataire devront avoir des compétences avérées dans le domaine du traitement des appels téléphoniques en entreprise. La meilleure façon de savoir si la permanence téléphonique offre un service de qualité ou non est de demander des références au prestataire.
L’externalisation de la permanence téléphonique exige que l’entreprise fasse une enquête sur les réalisations des agences spécialisées. Outre le fait de demander les références du professionnel, la société peut récolter éventuellement les témoignages de confrères. Il s’agit des professionnels au sein du réseau de contacts de l’entreprise. Ceux qui ont déjà eu recours à la permanence téléphonique externalisée peuvent donner leur avis.
La flexibilité du partenaire
La capacité d’adaptation de la permanence téléphonique aux différentes exigences de son client est de loin l’un des critères les plus importants à observer. La plate-forme devra être en mesure de fournir un service personnalisé pour l’entreprise. Cela concerne notamment les heures de travail de la permanence téléphonique. Son équipe devrait respecter les horaires indiqués par la société cliente, même si ceux-ci peuvent être parfois légèrement décalés.
Il serait aussi intéressant que le prestataire puisse travailler pendant des jours spécifiques comme les jours fériés ou les vacances. Ce critère est indispensable pour les entreprises commerciales dont la clientèle cible est la plus active durant ces périodes. La permanence téléphonique devra mettre à la disposition de l’entreprise cliente une équipe performante et à l’écoute au moment le plus opportun.
Les coûts de la prestation du professionnel
La question du tarif ne devrait certainement pas être négligée lors de la sélection du prestataire en externalisation de la permanence téléphonique. Les prix affichés sont comptés parmi les détails à observer. Il devra avoir avant tout des tarifs transparents. En d’autres termes, le prestataire aura tout intérêt à être honnête. Il ne devrait en aucun cas avoir des coûts cachés qui pourraient affecter l’entreprise cliente une fois le contrat signé et la collaboration lancée. Cette transparence peut être vérifiée avec les références du prestataire.
Par ailleurs, il est fortement recommandé à l’entreprise cliente de considérer les tarifs de l’agence dans le sens où ils devront correspondre à ses moyens financiers. Toutefois, choisir un partenaire aux prix abordables n’est pas toujours une solution. La qualité de la prestation devra aussi être au rendez-vous. Ce qui rend le facteur coût assez délicat dans la sélection de la permanence téléphonique externalisée adaptée. Une étude minutieuse devra être menée pour que la société ne fasse pas d’erreur et risque de perdre du temps et de l’argent.
La technologie utilisée par la permanence téléphonique externalisée
Dans le cadre de son travail, le prestataire en permanence téléphonique utilise du matériel spécifique. Le traitement des appels téléphoniques demande la mise en œuvre d’appareils spéciaux et aussi de certains outils informatiques tels que les logiciels. Afin que la mission s’effectue dans les meilleures conditions possible, le prestataire aura tout intérêt à utiliser une technologie performante. Les installations, mais aussi tout l’équipement utilisé par les téléopérateurs, devraient présenter une technologie moderne et efficace.
Quant aux agents du prestataire, ils devraient avoir une maîtrise de ces nouvelles technologies. Pour une meilleure sélection du prestataire en permanence téléphonique, l’entreprise peut faire une visite des locaux des candidats potentiels. Un professionnel fiable et honnête n’aura, en principe, aucune réticence à dévoiler l’essentiel de sa manière de travailler. L’entreprise pourra alors poser les questions qui lui sont importantes afin de réaliser la sélection la plus judicieuse.