Faire des économies considérables sur les voyages d’affaires en 4 méthodes clés

Faire des économies considérables sur les voyages d’affaires en 4 méthodes clés

5 décembre 2019 0 Par Paula

Qu’il s’agisse d’une visite clientèle ou d’un suivi d’établissements dans un autre pays, les voyages d’affaires sont inévitables. Dans un souci d’optimisation de coûts, une entreprise a tout intérêt à réduire les dépenses engendrées par le tourisme d’affaires sans pour autant compromettre la qualité des voyages. Voici 4 façons pratiques de réduire les coûts des voyages d’affaires.

Réalisez des économies en étant flexible

Une bonne préparation ainsi qu’une excellente flexibilité sont cruciales pour réussir un voyage d’affaires. Un circuit Marco Vasco Nouvelle-Zélande ou à Paris peut vite demander une somme considérable si l’on ne fait pas attention aux coûts des billets d’avion.
Consultez le maximum d’offres afin de trouver les billets les plus abordables. Dans cette optique, vous devez donc faire preuve de souplesse vis-à-vis de la compagnie aérienne ainsi que vos dates de départ.
De temps en temps, les entreprises de transport aérien font des offres spéciales qui permettent de réduire grandement le coût des déplacements professionnels. Ainsi, visitez souvent le site des compagnies aériennes afin de ne rater aucune promotion.
N’attendez pas la dernière semaine pour faire la réservation sous peine de payer des billets trop chers.

Optez pour un budget réaliste

Cela implique de prendre en compte tous les besoins potentiels des employés qui vont voyager. Ainsi, les repas (matin, midi et soir) et le transport doivent être automatiquement inclus dans le budget.
Avoir un budget bien maîtrisé signifie aussi s’attendre à des dépenses comme les frais de parking ou encore le wi-fi. De nombreuses entreprises encouragent les collaborateurs à prendre en charge eux-mêmes leurs propres déplacements. Afin de les remercier de vous avoir fait économisé de l’argent, vous pouvez les récompenser par exemple avec des congés supplémentaires ou bien un bon d’achat dans leur supermarché préféré.

Faites des concessions sur les chambres d’hôtels

Sachez que les prix des chambres peuvent varier significativement, et ce, pour un même hôtel. Vous devrez donc redoubler d’ingéniosité si vous voulez optimiser vos dépenses de manière notable. Vous pouvez y parvenir de 2 manières distinctes :

  • Vous laissez l’employé choisir l’accommodation qu’il veut, à condition que le budget soit bien délimité. Toujours dans le but de diminuer les dépenses, vous pouvez lui demander de ne réserver que les chambres standards.
  • Vous vous en occupez vous-mêmes. À ce moment-là, vous devez faire le maximum de recherches pour trouver des chambres confortables à prix abordable. N’hésitez pas à vous appuyer des avis d’autres touristes d’affaires pour vous faire une meilleure idée de la qualité délivrée par un hôtel donné.

Mettez en place une politique de voyage facile à comprendre

Si disposer d’une politique de voyages d’affaires semble être anodin pour le cas des petites entreprises, elle se révèle être importante pour diminuer significativement par exemple le coût d’un séjour en Nouvelle-Zélande. Elle aide vos collaborateurs à mieux gérer leur budget afin de réaliser un voyage économique, sans négliger le confort.
Pour que votre politique soit efficace, elle doit être non seulement comprise, mais aussi être acceptée par la majorité des employés. C’est pourquoi, il est très important de tendre l’oreille lorsque les membres de votre équipe expriment leurs opinions.<